예를들어 연락처는 업체별, 개인별, 제품별 정보를 잘 파악하고 있어야 하고
자료에서는 기술관련, 발주관련, 정산관련, 견적관련 등의 자료를 잘 정리해야 한다.
크게 관리하는 방법은 컴퓨터로 관리, 종이문서로 관리할 것이다.
몇년 전 부터 플랭클린 다이어리를 계속 사용해 왔고 Outlook으로도 관리를 하고 있는데
늘 중복관리를 하다보니 양쪽에 동일한 내용을 입력하느라 시간이 많이 소요된다.
출근해서 퇴근때 까지 중복관리에 소요되는 시간이 1시간이 좀 넘게 걸린다.
좀 편하게 관리할 수 없을까?
다이어리에는 월별 일정을 아웃룩(Outlook)과 동일하게 넣는다.
일별 일정은 아웃룩에는 모두 기입하고 다이어리에는 중요사항 및 외근에 필요한 사항만 기입한다.
외근 후 자세한 사항은 약간의 차별을 두어 기입한다.
예를들어 연락처 및 담당자에 관한 사항은 아웃룩의 연락처에 반드시 기입하고 일정에는 제목 정도만
넣는다. 추후에 그 정보가 계속 필요할 경우나 업무보고를 위한 자료는 아웃룩에 잘 정리해서
개인 메일함 혹은 일정에 기입해 넣는다.
다이어리에는 그날의 아이디어나 매일 반복되는 업무의 처리 유무를 기입하고 컬러테이프로 표시를 한다.
이렇게 정리를 하다보면 나름대로 노하우가 쌓이고 다이어리와 아웃룩의 적절한 조화로인해
업무 효율이 늘어난다.
개인적인 차이가 있지만 나름대로의 방법이 익숙해지면 다이어리로 볼때 편한 자료는 다이어리에 있고
아웃룩에서 찾기 편한 자료는 아웃룩에 있게 된다.
이것에 한계가 느껴질때는 스마트폰이 대안일 것이다.
아웃룩과 싱크해 자료를 외근나가서도 볼 수 있고 반대로 스마트폰에 넣은 정보를 아웃룩에 싱크시킨다.
다이어리는? 역시 필요하다 노트북을 들고다닐거 아니면 말이다.
이런 습관이 참 중요하다는 것을 말하고 싶다.
다 아는 얘기고 하고있다 하지만 내가 효율적으로 사용하려고 하는 습관을 들여 투자를 하면
그만큼의 값어치를 한다.
나는 이런습관으로 인해 얻은 이익이 참 많다.
한번 전화한 고객의 정보를 아웃룩에 저장했는데 문의전화가 왔다. 전에 어떤 내용으로 전화한 누구라고...
바로 검색하여 응대를 했는데 기억해 준다는 것에 좋아하고 그때 보냈던 견적도 가지고 있기 때문에
많은 얘기 없이 간결하게 재 주문을 받았다. 고객 입장에서는 시간 줄이고 알아주니 고맙고...
다른 예로, 모 업체 기술지원을 나갔다가 여러가지 대안이 나와 그것들을 다이어리에 정리했다.
돌아와서 업체 담당자에게 다이어리 정리한 내용을 간결하게 메일로 보내고 그 메일을 아웃룩에
문서화해서 따로 보관했다. 업체 담당자는 자신이 정리할 필요없이 정리해서 보내주니 고맙고
나도 비슷한 상황에서 어떻게 처리할 지 노하우가 생긴거다.
마지막 예로 다이어리에 중요한 일정(해야할일)을 적고 언제 마쳤는지 언제 연기됐는지 표시하게 된다.
이때문에 플랭클린 다이어리를 선호하지만...
아웃룩으로 그것들을 한번에 볼려면 각각의 일정 제목을 눌러 들어가 다 확인을 해야하지만
다이어리는 시작한 날짜만 찾으면 언제 시작하여 언제 끝났는지 중간에 어떤 이슈가 있었는지
한번에 알 수 있다. 예전 자료라면 아웃룩에서 검색하여 날짜만 확인한 뒤 다이어리를 뒤져보면
한번에 알 수 있다.
일주일이 지나면 다이어리를 다시한번 죽 확인해 본다.
그러면 내가 부족했던 부분, 잠깐 생각나서 적었던 아이디어들이 다시한번 되뇌이게 된다.
거래처 누구의 생일이 언제더라... 이 프로젝트는 다시한번 이때 확인해야 하겠다... 등등.
이런 내용을 아웃룩 미리알림 일정에 다시 기입하기도 한다.
이런것들을 고객과의 세일즈에 적용한다면 시간이 지날 수 록 더 많은 이익을 내게 줄 것이다.
매킨지에서는 신입사원에게 플랭클린 다이어리 사용방법을 필수로 교육을 시킨다고 한다.
스마트폰이 생겨나고 컴퓨터의 일정관리 프로그램들이 즐비하지만 아직까지 가치가 있는것은
잘 활용해서 이익을 본 사람들이 많기 때문일 것이다. 그렇지 못한다면 그냥 기계덩어리 종이일
뿐이니까...
